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Geschäftsordnung des Kölner Arbeitskreises Straffälligenhilfe

1. Aufgaben
Der Kölner Arbeitskreis Straffälligenhilfe stützt sein Wirken auf folgende Grundlagen: 
a) Erlass des Justizministers des Landes Nordrhein-Westfalen vom 01.08.1969 - 4450-IIC.42 bezüglich der Einrichtung von Arbeitsgemeinschaften der mit Strafentlassenenhilfe befassten Stellen in Städten, in denen sich eine JVA befindet. Insbesondere auf die dort angesprochene Empfehlung der Arbeitsgemeinschaft der Spitzenverbände der Freien Wohlfahrtspflege des Landes Nordrhein-Westfalen (Anlage 1, bestehend aus sieben Seiten),
b) die in dem Schreiben des Justizministeriums des Landes Nordrhein-Westfalen vonm 19. Februar 1999 (Az: 4450-III A.17) enthaltenen Empfehlungen der Arbeitsgruppe Integrierte Kriminalpolitik zu örtlichen Koordinierungskreisen der Straffälligenhilfe (Anlage 2, bestehend aus drei Seiten).
Der Arbeitskreis hat eine koordinierende Funktion und gibt darüber hinaus Empfehlungen auf der Basis eines festzustellenden Bedarfs an die entsprechenden Stellen.

2. Teilnehmer
Der Arbeitskreis besteht aus (auch) mit der Straffälligenhilfe befassten Behörden, Einrichtungen und Vereinen. Als solche gelten ebenfalls die Strafvollstreckungskammern sowie die Staatsanwaltschaft (siehe Anlage 3).
Auch über Neuaufnahmen entscheiden die Teilnehmer mehrheitlich.
Zu konkreten Themenstellungen können sachkundige Referentinnen / Referenten eingeladen werden.
Auf die unterschiedlichen Strukturen, Bedingungen und Gegebenheiten bei den verschiedenen Teilnehmern nimmt der Arbeitskreis Rücksicht. Umgekehrt achten die Teilnehmer darauf, dem Arbeitskreis effektive Wirkungsmöglichkeiten zu eröffnen.

3. Federführung des Arbeitskreises
Die Organisation des Arbeitskreises, einschließlich der Leitung sowie Vor- und Nachbereitung der Sitzungen, soll im Reihum in alfabetischer Reihenfolge der Teilnehmer erfolgen. Die Federführung wechselt nach jeweils zwei Kalenderjahren.
Die jeweils federführende Stelle des Arbeitskreises führt dessen Korrespondenz unter dem dieser Geschäftsordnung als Anlage 3 angehefteten Briefbogen. Dessen Verwendung zu anderen Zwecken oder durch andere ist im Allgemeinen nicht zulässig.

4. Zusammentreffen des Arbeitskreises, Arbeitsgruppen
Der Arbeitskreis trifft sich grundsätzlich viermal pro Jahr, in der Regel vierteljährlich. In der letzten Sitzung des Jahrs sollen die Termine für das kommende Jahr insgesamt festgelegt werden. Indes können bei jeder Sitzung Terminänderungen beschlossen werden. Die Dauer der Arbeitskreissitzungen soll drei Stunden nicht überschreiten. 
Der Arbeitskreis bemüht sich um einen zeitnahen Informationsaustausch auch zwischen den vierteljährlichen Treffen.
Zu einzelnen Aufgaben kann der Arbeitskreis Arbeitsgruppen bilden. Deren Mitglieder, von denen eines als verantwortlich benannt wird, werden namentlich festgehalten. Über das Arbeitsergebnis wird im Arbeitskreis berichtet.

5. Abstimmungen
Jeder anwesende Teilnehmer (vgl. 2) ist bei Abstimmungen mit nur einer Stimme stimmberechtigt.

6. Tagesordnung
Tagesordnungspunkte können bis spätestens zwei Wochen vor der nächsten Sitzung bei der jeweils federführenden Stelle schriftlich eingereicht werden. Die Tagesordnung wird spätestens eine Woche vor der Sitzung an alle Teilnehmer verschickt. Tagesordnungspunkte, die nicht von grundsätzlicher Bedeutung sind, können zu Beginn der Sitzung noch in die Tagesordnung aufgenommen werden.

7. Protokolle
Von jeder Sitzung des Arbeitskreises wird ein Protokoll angefertigt. Die Protokollführung wechselt je Sitzung reihum nach dem Freiwilligkeitsprinzip. ist niemand bereit, bestimmt die federführende Stelle jemanden dazu unter Berücksichtigung bisheriger Protokollerstellungen. Ein Wortprotokoll wird nicht geführt, jedoch muss das Protokoll, jedoch muss das Protokoll sämtliche Beschlüsse des Arbeitskreises enthalten und die jeweils wichtigsten Fakten in der Meinungsbildung. das Protokoll soll der federführenden Stelle vier Wochen nach der Sitzung vorliegen. Es wird allen Teilnehmern spätestens mit der Einladung zur nächsen Sitzung übermittelt.

8. Änderung / Aufhebung der Geschäftsornung
Die Geschäftsordnung kann nur mit 2/3 Mehrheit der anwesenden Teilnehmer geändert oder aufgehoben werden.
Die jeweils federführende Stelle hat dafür Sorge zu tragen, dass Änderungen der Geschäftsordnugn nicht lediglich in den Protokollen des Arbeitskreises festgehalten, sondern auch als Anlage zur Geschäftsordnung geführt werden.

9. Inkraftreten
Die Geschäftsordnung in der vorgelegten form gilt ab dem 01. August 2003.